De laatste maanden van 2021 zijn aangebroken. Voor veel medewerkers in overheidsland (en overigens ook daarbuiten) een moment om langzaam toe te werken naar de jaarafsluiting. De laatste in zijn huidige vorm. Vanaf volgend jaar met de rechtmatigheidsverantwoording! Is dat erg? Nee hoor….vergelijk het met zwemmen: als je nu al kunt zwemmen dan haal je ook volgend jaar de overkant wel. Maar kun je nu nog niet zwemmen of heb je nog bandjes nodig? Nou…dan wordt het hoog tijd om op zwemles te gaan! Onze decembertip: oefen voor minimaal 1 proces met de rechtmatigheidsverantwoording. Doorloop de volgende 10 stappen en concludeer daarna zelf of je denkt volgend jaar de overkant te kunnen halen:
- Bepaal een oefenproces (bij voorkeur een proces dat zowel het voorwaardencriterium, begrotingscriterium als het M&O criterium raakt, denk aan bijv. de participatiewet)
- Voer een risicoanalyse uit op de drie rechtmatigheidscriteria met als hoofdvraag: hoe groot is de kans dat hier een rechtmatigheidsfout uit volgt die hoger is dan de verantwoordingsgrens?
- Bepaal welke regelgeving uit het normenkader van toepassing is op dit proces en destilleer hier de recht, hoogte en duurbepalingen uit.
- Beoordeel welke mutaties op balansposten uit dit proces volgen.
- Optionele stap: Beoordeel of er beheersmaatregelen zijn die toezien op de rechtmatigheid van het betreffende proces. Een beheersmaatregel beschrijf je het best via de 6 W-vragen: Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom? Vul dit aan met: hoe is het zichtbaar?
- Maak een integrale checklist voor de controle van zowel de baten en/of lasten en de balansmutaties.
- Selecteer aselect posten en controleer de rechtmatigheid van de geselecteerde baten, lasten of balansmutaties (of, als je stap 5 volgt: toets de beheersmaatregelen)
- Evalueer de uitkomsten: zijn je bevindingen aanleiding om misschien je controle nog wat uit te breiden? Of kun je nu al komen tot een oordeel? Kwantificeer de uitkomst: hoeveel is fout of onzeker?
- Bepaal waar je het gaat rapporteren, de rechtmatigheidsverantwoording of wellicht afzonderlijk in de paragraaf bedrijfsvoering?
- Maak de meerwaarde van de VIC expliciet: formuleer praktisch uitvoerbare adviezen aan de 1e en/of 2e lijn naar aanleiding van je werkzaamheden. Bespreek deze met de proceseigenaar!
Hopelijk heb je de overkant gehaald!? Zo niet, dan kun je ons altijd bellen voor meer informatie of advies.