3 randvoorwaarden om rechtmatigheid in het DNA van uw organisatie te verankeren

Bij veel GR’en, gemeenten en provincies zit de jaarrekening(controle) in de afrondende fase, waarbij voor veel gemeenten met name de prestatielevering in het sociaal domein nog moet worden aangetoond . Voor veel organisaties betekent dit dat de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) weer vooruit kan kijken naar het huidige jaar, nadat ze de afgelopen maanden erg druk zijn geweest met de jaarrekening over 2021. Gelukkig heeft het primaire proces weinig last gehad van de jaarrekening en hebben ze zich kunnen focussen op het huidig jaar. Maar is het wel zo logisch dat de VIC hier dan zo druk mee is? Het primaire proces is toch integraal verantwoordelijk voor beleid, uitvoering en de financiën? Het aantonen dat rechtmatig gehandeld is, hoort dan blijkbaar niet of maar heel beperkt bij deze integrale verantwoordelijkheid.

In de praktijk zien wij dat de afdelingen financiën en de VIC veel herstelwerkzaamheden uitvoeren voor de jaarrekening. De eisen voor de In de praktijk zien wij dat de afdelingen financiën en de VIC veel herstelwerkzaamheden uitvoeren voor de jaarrekening. De eisen voor de spendanalyse op de aanbestedingen zijn dusdanig hoog; fijn dat de VIC goed weet wat de accountant nodig heeft. Drukte in het primaire proces waardoor de medewerkers geen controles op het recht op zorg hebben uitgevoerd; gelukkig lost de VIC dat wel op. De invoer van de legestarieven wordt niet zelf gecontroleerd door het primair proces; de VIC mag dat nog even doen. Het aantonen van de rechtmatigheid wordt door de VIC gedaan en niet door de gehele organisatie.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt door veel organisaties aangegrepen om haar interne controle te verbeteren. Hierbij wordt veelal heel praktisch gekeken wat naar wat de VIC extra moet doen om het (financieel) rechtmatig handelen van de organisatie aan te tonen. Deze praktische zaken zijn erg belangrijk maar het aantonen van de rechtmatigheid start bij het primaire proces. Grijp de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording aan om het primaire proces beter te maken, zodat het aantonen van de rechtmatigheid echt van de hele organisatie is.

In de praktijk zien wij slechts enkele organisaties waar het aantonen van de rechtmatigheid echt in het DNA van de gehele organisatie zit. Bij deze organisaties zien wij vervolgens een drietal belangrijke randvoorwaarden:

  1. Een heldere visie op control welke wordt uitgedragen door de directie. In de visie op control zijn de verantwoordelijkheden en verwachtingen helder beschreven. Deze visie wordt uitgedragen door de directie, inclusief het aanspreken van organisatieonderdelen als de visie niet nageleefd wordt.
  2. Heldere formats en checklijsten. Gebruiksvriendelijkheid en eenvoud zijn in deze organisaties sleutelbegrippen om de rechtmatigheid vast te stellen. Medewerkers in het primaire proces zijn niet opgeleid als controleur, dus help ze! Steek je tijd als VIC in goede formats en het helpen van het primaire proces, in plaats van het achteraf allemaal zelf op te lossen.
  3. Een “luie” VIC. Niet de VIC maar het primaire proces moet aantonen dat rechtmatig gehandeld is. Een “luie” VIC voorkomt dat je werkzaamheden van het primaire proces overneemt. En “lui” betekent in dit geval niet dat de VIC geen zin heeft in de controle, maar dat de VIC (bewust) niet in de gaten springt die in het primaire proces ontstaan. Een VIC die de verantwoordelijkheid teruglegt waar hij hoort: in het primaire proces.

Ons devies is om tijdens de evaluatie van het jaarrekeningproces te beoordelen of het primaire proces zich echt verantwoordelijk voelt voor het onderwerp rechtmatigheid of dat de VIC de werkzaamheden en verantwoording (bewust of onbewust) heeft overgenomen. Dit biedt naast een mooi startpunt voor de VIC voor 2022, tevens een agenda voor het juiste gesprek met het primaire proces.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.